Polizze Tutela Legale e D&O per la crisi Covid-19

Il proliferare di nuove norme e le controversie sul lavoro sono un rischio costante per l’impresa. L’emergenza sanitaria attuale non può che aggravare dubbi e litigiosità. Come gestire le questioni legali e scegliere l’assicurazione adatta a proteggere l’azienda? Soluzioni assicurative fondamentali sono la polizza di Tutela Legale e l’assicurazione D&O: per ottimizzare costi e coperture è necessaria un’attenta analisi del mercato e una consulenza specializzata che scelga le soluzioni adeguate ai diversi ambiti di attività.

Conflittualità in aumento

In una situazione di emergenza e incertezza, che sta arrecando enormi perdite a persone e imprese, si va alla ricerca di possibili responsabili ai quali imputare la causa dei danni che si sono verificati. L’esponenziale crescita della conflittualità determina un’esplosione di richieste danni e l’insorgenza di procedimenti giudiziali che, quale che sia l’esito finale, comportano nel migliore dei casi ingenti costi di difesa. Come ulteriore fattore moltiplicatore del rischio di controversie giudiziali legate alla pandemia si deve calcolare l’enorme produzione di nuove norme dei vari DPCM, ordinanze di altre autorità (ad esempio regionali o comunali, spesso in contraddizione tra di loro) che cambiano continuamente e alimentano il clima di incertezza con la loro difficoltà di comprensione e interpretazione. Come difendersi?

La polizza Tutela Legale e la polizza D&O

Per la gravità e imprevedibilità degli scenari futuri è particolarmente importante predisporre uno strumento di finanziamento dei rischi tramite cessione al mercato assicurativo: la polizza è lo strumento attraverso il quale si può trasformare l’incertezza di una perdita patrimoniale anche ingente in un costo certo, pianificato e di cui si conosce l’importo. Sono utili in particolare due tipologie di assicurazione per la protezione del patrimonio della società e del patrimonio personale dei suoi amministratori:

• La polizza Tutela Legale, che rimborsa tutte le spese sostenute dalla Società, o personalmente dai suoi Amministratori e/o Dipendenti, per la difesa in sede civile, per danni extracontrattuali subiti da terzi, per resistere alle richieste di terzi, per le controversie di natura contrattuale con dipendenti, fornitori clienti, Istituti Previdenziali, e in sede penale, per delitti colposi o contravvenzioni, e per il ricorso avverso le sanzioni amministrative, anche in materia di 231, in ambito privacy, tutela salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Questa assicurazione consente la libera scelta del legale in tutta Europa, con possibilità di estensione a mondo intero (salvo controversie di lavoro per le quali l’estensione territoriale è esplicitamente circoscritta allo Stato Italiano, Repubblica di San Marino e Città del Vaticano) e può assicurare generalmente massimali dai 30.000 a 500.000 euro per sinistro, senza un limite annuale;
• La Polizza D&O (“Directors & Officers Liability”), che copre la responsabilità di governance nei confronti di terzi, creditori sociali, soci e azionisti, società (in caso di esercizio dell’azione sociale), dipendenti, concorrenti, banche, curatori fallimentari (in caso di procedure concorsuali). Con questo strumento di finanziamento del rischio viene tutelato soprattutto il patrimonio personale degli amministratori e sindaci, non protetto dall’attivo della società, in relazione a eventuale risarcimento di danni patrimoniali a terzi (non di danni materiali e lesioni, assicurati invece con la Polizza RCT Terzi e dipendenti della società), costi di difesa in procedimenti penali e civili (anche oltre il 25% del massimale previsto dal Codice Civile, comprese le spese di opposizione alle sanzioni amministrative ex 231), perdite direttamente sostenute dalla società o dai suoi amministratori per costi di mitigazione del danno, ivi comprese le spese di pubblicità per il ripristino della reputazione in caso di crisi o grave infortunio sul lavoro. Oltre agli amministratori e sindaci sono assicurati anche il Direttore Generale, il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari o un altro dirigente con deleghe speciali, i membri dell’Organismo di Vigilanza ai sensi del D. Lgs. 231/2001, il Responsabile della Sicurezza (come indicato dal D. Lgs. 9 aprile 2008 n. 81 – Codice della Sicurezza sul Lavoro), il Responsabile del Trattamento dei Dati Personali (in Italia Decreto Legislativo 196 del 30/06/2003), i membri dell’Internal Audit, il Responsabile della Protezione dati Personali (Data Protection Officer – DPO, di cui al Regolamento Europeo UE /2016 /796), il Risk Manager. Tutti questi soggetti sono coperti sia in quanto Amministratori o Directors della società contraente, sia in  quanto Amministratori o Directors delle società controllate in tutto il mondo (ove sia possibile in base alle legislazioni locali): l’assicurazione D&O è infatti adatta sia per le piccole e medie imprese, che per le grandi imprese e i gruppi multinazionali. Si possono sottoscrivere massimali compresi tra 1.000.000 e 10.000.000 di euro, o anche maggiori in caso di richiesta.

Covid-19: ambiti di responsabilità delle imprese

Il Covid-19, come molte altre crisi, può incidere sulle responsabilità delle imprese sotto differenti profili. Vediamo ora quali sono gli ambiti di responsabilità interessati maggiormente e da coprire.

• Profilo civilistico, per controversie con:
  • dipendenti propri in relazione alla tutela della salute nei luoghi di lavoro. Si veda ad esempio la Circolare Inail n. 13/2020 che ha dettato importanti chiarimenti sulla tutela delle malattie da Coronavirus e previsto categorie di rischio professionale, con rilevanti effetti giuridici, sul piano probatorio, nelle azioni giudiziarie per il riconoscimento dell’infortunio sul lavoro;
  • dipendenti di terzi che lavorano in azienda (ad esempio dipendenti di cooperative, imprese di manutenzione impianti o di altre imprese a regime di distacco lavoro), ai quali devono essere applicate le stesse misure di tutela e salvaguardia dell’integrità fisica previste per i dipendenti dell’impresa;
  • amministratori o dirigenti preposti all’adozione delle misure di sicurezza e controllo;
  • terzi in genere, o perché hanno accesso ai siti dell’impresa, o perché possono essere contagiati dai dipendenti dell’impresa in caso di lavori in altri siti di terzi;
  • clienti o fornitori, relativamente a rapporti di fornitura che non sono stati onorati a causa del Covid-19;
• Profilo penale, che coinvolge nel procedimento direttamente la persona fisica in qualità di legale rappresentante, soggetti preposti, figure apicali, responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP). Inoltre l’impresa deve conoscere e interpretare correttamente tutta la normativa d’emergenza correlata al Coronavirus, gli obblighi dei DPCM sul lockdown e sui protocolli di sicurezza da applicare per riorganizzare il processo produttivo, con un distanziamento sociale in azienda, il rispetto delle norme di igiene, formazione e informazione ai dipendenti e l’adozione delle mascherine;
• Profilo della responsabilità amministrativa dell’impresa (ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231);
• Violazione normativa della Privacy: l’eccezionalità e gravità della pandemia hanno rilevanza anche sulla modifica delle abituali procedure in tema di protezione e trattamento dei dati personali dei dipendenti. Il datore di lavoro deve verificare lo stato di salute dei dipendenti per tracciare possibili contagi e utilizzare il termoscanner nel rispetto delle procedure da seguire, dall’autorizzazione alla comunicazione delle modalità di conservazione dati.

I punti base da cui partire per ridurre i rischi legali

In definitiva, le polizze di Tutela legale mettono quindi al riparo l’impresa da costi e spese sopravvenute per controversie o  procedimenti giudiziari difficili da tenere sotto controllo. Durante l’emergenza Covid-19 sono emersi molti nuovi dubbi: “un’azienda è responsabile per inadempimento contrattuale per la diffusione di un’epidemia?”, “la prestazione effettuata con ritardo o l’eventuale rescissione dal contratto possono essere giustificate alla luce delle circostanze?”, “quali strumenti legali ha a disposizione un’impresa?”, “quali misure possono essere adottate allo scopo di mitigare l’esposizione dell’azienda a rischi e penali?”. Ecco cinque punti fondamentali da tenere a mente per prevenire eventuali contenziosi e rischi di natura legale in un’ottica di adeguata gestione del rischio.

1. Revisionare i contratti in essere e la documentazione per stabilire eventuali rischi e responsabilità legali:
   1. verificare se l’adempimento delle prestazioni contrattuali sia divenuto impraticabile o impossibile in vista dell’invocazione della cosiddetta clausola di forza maggiore;
   2. prestare particolare attenzione alle notifiche o alle condizioni preliminari richieste per poter invocare la clausola di forza maggiore. Anche le “cause di forza maggiore”, nascendo per coprire un’emergenza, hanno natura e validità limitata nel tempo, per cui è comunque necessario dimostrare di aver fatto quanto nelle proprie possibilità per superare tale situazione.
2. Analizzare le normative aziendali, le policy interne in vigore e la gestione dei conseguenti flussi lavorativi:
   1. valutare le policy aziendali in tema di salute e sicurezza, i canali dedicati alla comunicazione interna, le coperture previste dalle polizze assicurative aziendali, le opzioni di riserva nell'ambito della filiera produttiva;
   2. monitorare continuamente la disponibilità e l’adeguatezza del materiale di protezione per i dipendenti (mascherine, guanti, disinfettante, come previsto da diverse ordinanze governative locali).
3. Familiarizzare con le ordinanze locali e statali in vigore nel settore produttivo di appartenenza, raccogliere e aggiornare in tempo reale la documentazione:
   1. occorre porre estrema attenzione alle modifiche e agli aggiornamenti delle ordinanze regionali e locali e assicurarsi che le policy aziendali siano conformi alle disposizioni in vigore nella propria area di giurisdizione;
   2. distinguere le misure a titolo di raccomandazione da quelle a carattere obbligatorio all'interno delle informative governative.
4. Raccogliere la documentazione a supporto delle perdite subite a causa dell’epidemia:
   1. conservare una traccia dettagliata di tutti i danni subiti e le operazioni effettuate in vista di future contestazioni.
5. Mantenere una stretta comunicazione con propri partner, clienti e fornitori per evitare o ridurre il più possibile eventuali perdite subite dalla controparte contrattuale.