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Business Continuity: cos’è e come assicurare la continuità operativa

Ogni organizzazione per non soccombere deve prepararsi a eventi che possono mettere a rischio la propria attività. Quante realtà, però, riescono davvero a prevenire i rischi e affrontarli in un’ottica di prosperità e sviluppo? Vediamo qual è la definizione di Business Continuity e perché è utile una gestione del rischio integrata e dinamica.

 

Nella regione di Arkhangelsk, nel nord della Russia, sulle coste del Mar Bianco, l’agenzia atomica russa sta affrontando le conseguenze di un incidente nucleare avvenuto lo scorso giovedì 8 agosto. Un disastro che comincia a preoccupare il mondo intero: fortunatamente non tutti gli incidenti presentano una tale gravità, ma ogni attività produttiva è esposta a pericoli che vanno dagli infortuni sul lavoro alla totale interruzione delle attività con conseguenti perdite economiche e di immagine.

Strutturare un piano di Business Continuity aiuta un’impresa a scongiurare gli eventi catastrofici e i danni dovuti al fermo della produzione ed erogazione di prodotti o servizi. Continuare a generare profitto mette in sicurezza la sopravvivenza dell’impresa e le permette di dirigere l’attenzione verso un continuo miglioramento.

Cos’è la Business Continuity?

La Business Continuity (BC), o Continuità Operativa, è definita dalla norma ISO 22300:2018 come la capacità di un'organizzazione di continuare a erogare prodotti o servizi a livelli predefiniti accettabili a seguito di un incidente.

Un blackout, un terremoto o un attacco informatico sono solo tre esempi di avvenimenti che potrebbero provocare un’interruzione delle attività per un certo lasso di tempo, anche breve, con costi diretti e indiretti importanti.

Ecco perché la cosiddetta resilienza è una caratteristica fondamentale per un’azienda.

La resilienza organizzativa

Per restare competitivi sul mercato occorre poter fornire in sicurezza prodotti o servizi nel tempo, nonostante eventuali problematiche che possono colpire l’infrastruttura informatica, i lavoratori, i siti, le risorse o i fornitori dell’organizzazione.

La resilienza organizzativa rappresenta appunto la capacità di un’azienda di assorbire e adattarsi a qualsiasi imprevisto, continuando a conseguire gli obiettivi prefissati.

Il Piano di Business Continuity

Per limitare le perdite in caso di incidente e assicurare una continuità nella produzione dei prodotti o nell’erogazione dei servizi, ogni azienda trova conveniente prevedere in anticipo come muoversi, strutturando un piano di Business Continuity (Business Continuity Plan).

L’azienda che opera secondo Business Continuity (BC) ha implementato un sistema di protezione tale da essere danneggiata solo in minima parte da un eventuale evento avverso, perché mantiene la sua infrastruttura operativa nel tempo.

Tramite un audit della pianificazione della BC è possibile valutare come i processi di business vengono amministrati e definire l’assetto organizzativo ottimale secondo gli obiettivi dell’azienda.

BCI L'azienda è pronta a prosperare nonostante i rischi di interruzione delle attività
L'azienda è pronta a prosperare nonostante i rischi di interruzione delle attività?

Individuare i punti deboli dell’organizzazione, valutare il grado di rischio e trovare l’assetto ottimale in grado di minimizzare il rischio differenzia la propria attività sul mercato, la rende competitiva e le permette di superare al meglio i momenti di crisi.

Il Business Continuity Institute monitora la resilienza organizzativa

Ogni impresa ormai è consapevole dell’importanza di attrezzarsi con le giuste contromisure per far fronte agli avvenimenti avversi.

Eppure, solo il 20% dei lavoratori intervistati dal Report Organizational Resilience: Perspectives from the Industry del Business Continuity Institute (BCI) è convinto che la propria organizzazione sia pronta a prosperare nonostante i rischi che potrebbero minare la continuità operativa.

La ricerca, aggiornata al luglio 2019, raccoglie la percezione di 87 dipendenti delle aziende di 12 diversi settori in 19 Paesi del mondo.

Resilienza in azienda: da un’organizzazione stabile ad una dinamica

BCI In che modo l organizzazione assicura la propria resilienza
In che modo l'organizzazione assicura la propria resilienza?

Il panorama dei rischi fino ad ora è stato per lo più statico e per le imprese la continuità operativa significava saper fornire prodotti e servizi a una velocità predefinita che dipendeva dalle possibilità offerte dall’ambiente esterno.

Più della metà delle organizzazioni intervistate (51,3%) dal BCI indica che la loro idea di resilienza organizzativa si esaurisce con l’anticipare una possibile interruzione delle attività e aver provato e testato piani, processi e strategie di recupero.

Tuttavia, oggi le imprese devono far fronte a un panorama dei rischi sempre più complesso: perché un’azienda sia veramente resiliente, i processi di business devono essere in grado di adattarsi a qualsiasi tipo di imprevisto e saper gestire variabili in continuo mutamento.

Strategia di Corporate Resilience: i diversi asset aziendali devono collaborare attraverso le loro funzioni

E’ chiaro che la resilienza può essere percepita in modo diverso all'interno della stessa organizzazione aziendale: le diverse unità produttive si concentreranno sulle attività che rendono resilienti i propri servizi. Questo rende ancora più importante la definizione degli obiettivi di resilienza di ciascun dipartimento all'interno della strategia di resilienza generale dell'azienda. Per continuare a prosperare in un momento di possibile interruzione, un'organizzazione ha bisogno che i dipendenti a tutti i livelli lavorino con gli stessi obiettivi di resilienza. I ruoli dei diversi asset aziendali devono chiari all’interno della strategia di resilienza e funzionali all’obiettivo comune.

Crisi d’impresa: una gestione dinamica al posto di un management statico

Per affrontare una situazione di emergenza, le organizzazioni, secondo il BCI, ottengono risultati migliori abbracciando una gestione dinamica delle attività chiave. Una cultura aziendale aperta all’innovazione sembra infatti avere effetti migliori sulle performance organizzative rispetto ad un management improntato al “comando e controllo” verticale.

Secondo il report stilato dall’Istituto, anche se oltre la metà (50,2%) delle organizzazioni riconosce che l'agilità delle operazioni è uno dei fattori più importanti per la resilienza, più di quattro su dieci (43,4%) descrivono lo stile di gestione di una crisi del proprio management come di "comando e controllo" statico. Solo poco più di tre quinti (61,9%) afferma che i KPI sono dinamici durante un incidente.

Una minoranza ferma al 4% ammette che la gestione di un’emergenza in azienda è generalmente caotica. Ciò risulta preoccupante alla luce di un buon 87.3% degli intervistati che ha indicato la leadership e il management come funzioni indispensabili per la resilienza di un’organizzazione. Solo il 7% afferma che la sua organizzazione offre coaching esecutivo e in nessun caso l’azienda utilizza gli stress test per sviluppare le capacità di leadership dei dipendenti. In effetti, meno di un quarto del campione (22,2%) afferma che le decisioni possono essere prese da qualsiasi dipendente con esperienza nel settore, piuttosto che da un membro della direzione.

Dato che anche la norma ISO 22316:2017 “Security and resilience - Organizational resilience - Principles and attributes” vede la leadership come ruolo chiave e funzionale alla resilienza organizzativa, le aziende che vogliono restare competitive dovranno lavorare per allinearsi agli standard e rendere il management più dinamico e pronto per le sfide future.

Top 5 funzioni organizzative per la resilienza BCI
Top 5 funzioni organizzative importanti per la resilienza - BCI

Risk Management: verso una gestione integrata del rischio

La maggior parte delle organizzazioni tiene sotto controllo rischi superati, senza guardare ai rischi emergenti. Con l’aumentare dell'incertezza, inoltre, le organizzazioni trovano sempre più necessario andare oltre una gestione del rischio standard.

Tra le organizzazioni intervistate dal BCI che monitorano i rischi, la valutazione dei rischi interni rappresenta il più importante metodo di risk management (78,6%). Con una visione più ampia del panorama di rischio che caratterizza il proprio mercato le aziende potrebbero invece essere in grado monitorare apprendere sia dagli incidenti che si sono riusciti ad evitare, sia da quelli che hanno messo in difficoltà realtà simili alla loro, migliorando di volta in volta l’assetto organizzativo e aumentando la resilienza.

BCI Campione 2019
Report BCI 2019: il campione

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